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お礼状や案内状の手紙の書き方

      2016/04/04

案内状

仕事をするようになって、ビジネスの場面でお礼状や案内状の手紙を書く機会が増えてきました。

親しい人に送る手紙だと、友だち言葉などで書いても問題ありませんが、ビジネスだとそんなわけにはいきません。

一般とビジネスとでは多少文面は違いますが、書き方のポイントを押さえておきましょう。

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お礼状の手紙を送る時期

お礼状は、送る時期が大切です。

できればその日中に、遅くても2~3日中には書いて送るようにしましょう。

もし遅れてしまった場合でも、必ずお礼状は送るようにします。

その時はお礼が遅れたお詫びの言葉を必ず添えましょう。

最近はインターネットでも文例集が掲載されているので、参考にすればいいのですが、丸写しするのはなるべく避けた方が良いでしょう。

自分の言葉で感謝を具体的に述べた方が気持ちは伝わります。

手紙

お礼状を書くときに気をつけたいこと

お礼状の手紙の書き方で気をつけたいことは、お礼の手紙を送っているのに、それ以外の用件を書いて伝えるのは相手に失礼にあたりますので止めましょう。

ついでだからこの用件も伝えておこうと思うのはわかりますが、マナー違反となります。

お中元やお歳暮のお礼状の書き方

会社でお中元やお歳暮をいただくことがあると思います。

そんな時にお礼状を送りますが、書き方のポイントを知っておきましょう。

お中元の場合、品物のお礼だけでなく心遣いに対して感謝の気持ちを伝えるようにします。

お歳暮は、1年の締めくくりのもので、1年間の感謝の贈り物と言えます。

お歳暮のお礼状の場合は、いただいたお歳暮のお礼と、こちらも1年間お世話になりましたと感謝の挨拶をするようにします。

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案内状の書き方

案内状や招待状は、催事の開催を相手に伝えるための手紙になります。

情報に誤りはないか、出席を強要するような内容になっていないかを注意して書くようにしましょう。

手紙を受け取った相手が無理のないように参加するかしないかを決められるように配慮します。

こちらが開催する催事に参加してもらうのですから、その会の趣旨や日時、場所を明記して、もし会費が必要なのであればそのことも書いておきます。

その他に、会場までのアクセスや駐車場の有無を案内しておくと親切です。

もしもプログラムが決まっているのならそれを同封しておき、案内状を受け取った相手がぜひ参加したいと思うような手紙を書きましょう。

地図

案内状、招待状を送る時の注意

案内状や招待状を送る時期は、もしも出欠の返信を求めるのなら開催日より2週間くらい前までに、着くように送ります。

遠方の人は、1か月前までに相手に届くように送りましょう。

受け取る相手が余裕を持って準備ができるように、できるだけ早い時期に送るようにしましょう。

相手を敬って思いやりが感じられる案内状や招待状を送れるようになりたいものです。

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